صندوق النشاط الطلابي للسفر

تماشياً مع التزام جامعة جورجتاون بتوفير بيئة تعزز تطوير الطلاب وتشجعه، أنشأت جامعة جورجتاون في قطر صندوق سفر أنشطة الطلاب (SATF) للطلاب الجامعيين المسجلين في جامعة جورجتاون في قطر. يمكّن هذا الصندوق الطلاب الجامعيين المختارين من المشاركة في المؤتمرات وورش العمل و / أو التدريبات ذات الصلة والهادفة التي تتماشى مع تطوير المناهج الدراسية الخاصة بهم. الأرصدة محدودة وسيتم منحها من خلال عملية تنافسية.

أ. المصاريف المشمولة 

  • سيغطي صندوق النشاط الطلابي للسفر تكلفة المؤتمر والسفر والإقامة طوال مدة المؤتمر، بحيث لا تتجاوز 1500 دولار للفرد أو 4000 دولار للمجموعة / النادي.
  • سيتم دفع جميع النفقات مباشرة من قبل جامعة جورجتاون في قطر. لن يتم منح أي نقود للطالب وأي جزء غير مستخدم سيعود إلى الصندوق. سيحتاج الطلاب إلى سداد قيمة أي وجبات لا يغطيها المؤتمر / النشاط. يعتبر ترتيب ودفع رسوم التأشيرات والتأمين على السفر والنقل البري والوجبات والعناصر اللوجستية الأخرى مسؤولية الطالب وحده.

ب. الأهلية

  • هذا الصندوق متاح فقط للطلاب الجامعيين المسجلين في جامعة جورجتاون في قطر.
  • الطلاب الذين هم تحت المراقبة الأكاديمية لا يمكنهم التقدم للحصول على منحة من صندوق السفر.
  • الطلاب الجدد غير مؤهلين للتقديم حتى الانتهاء من العام الدراسي الأول.
  • يجوز للطالب الاستفادة من هذا الصندوق مرة واحدة فقط خلال مسيرته الأكاديمية في جامعة جورجتاون قطر لتقديم طلب فردي ومرة ​​واحدة لطلب جماعي.
  • رحلات المتطوعين غير مؤهلة للحصول على أموال السفر.

ج- الإجراءات والمواعيد النهائية

ستقبل إدارة “الحياة الطلابية” الطلبات وتراجعها بناءً على المواعيد النهائية الأربعة المدرجة في الجدول أدناه. سيتم إنفاق الميزانية حتى استنفادها للسنة المالية (1 يوليو إلى 30 يونيو). يجب تقديم الطلبات قبل 3 أسابيع على الأقل من تاريخ المغادرة المحدد.

  • للسفر الذي يبدأ بين 15 أكتوبر و 31 ديسمبر، الموعد النهائي هو 15 سبتمبر
  • للسفر الذي يبدأ بين 1 يناير و 14 أبريل ، الموعد النهائي هو 15 نوفمبر
  • للسفر الذي يبدأ بين 15 أبريل و 30 يونيو ، الموعد النهائي هو 15 مارس
  • للسفر الذي يبدأ بين 1 يوليو و 14 أكتوبر ، الموعد النهائي هو 15 مايو

سينظر في الطلبات على الأسس التالية:

  • أظهر خبرة سابقة في التنظيم في الحرم الجامعي في الموضوعات المتعلقة بطلب السفر.
  • خطة عمل واضحة حول كيفية مساهمة الطالب في المجتمع عند عودته إلى الحرم الجامعي.
  • مبرر معقول لاستخدام أموال الجامعة..
  • التوافق مع السياسات المذكورة في هذه الوثيقة.
  • في الحالات التي يتم فيها تلقي العديد من الطلبات عن نفس الجولة، سيتم ترتيب الطلبات حسب الجدارة فيما يتعلق بالطلبات الأخرى المقدمة لتلك الجولة.
  • سيتم مراجعة جميع المتقدمين لقضايا الجدوى والسلامة أثناء عملية الاختيار.

إجراءات التقديم:

  • الخطوة 1: يجب على المتقدمين تقديم:
    • تعبئة نموذج طلب SATF – متوفر في نموذج Google form
    • الميزانية التقديرية. لا يمكن إضافة بنود الميزانية بعد الموافقة على الاقتراح.
    • رابط لموقع البرنامج / المؤتمر
    • نسخة من أي دعوة أو قبول للبرنامج / المؤتمر ، إن وجد.
  • الخطوة 2: تتم مراجعة الطلبات من قبل مجلس مراجعة الحياة الطلابية (SLRB) وتتم الموافقة عليها / رفضها في غضون 5 أيام عمل من المواعيد النهائية الأربعة لصندوق سفر أنشطة الطلاب.
  • الخطوة 3: إذا تمت الموافقة على الطلب، فسيقوم SLRB بإخطار المستلمين و كذلك إيمان توفيق (لـجورجتاون في الخارج) و افشة كوهلي (للعمليات والخدمات اللوجستية).
  • الخطوة 4: يرد المستلم على إيمان وأفشة في غضون 3 أيام من تلقي الإخطار من أجل الامتثال لسياسة حجوزات السفر وسياسات سفر الطلاب الرئيسية في الحرم الجامعي. يجب على الطلاب عدم حجز أي بنود مباشرة.
  • الخطوة 5: يجب على الطلاب تقديم جهات اتصال في حالات الطوارئ / أو أي مستندات أخرى مطلوبة في الوقت المناسب.
  • الخطوة 6: يُتوقع من الطلاب الإبلاغ، حسب الطلب، قبل يوم واحد من مغادرتهم وأثناء وبعد النشاط

د. الشروط والأحكام

الحضور الجماعي: إن حضور المؤتمر، وفقًا لبيان سياسة الحضور والغياب الرسمية لجامعة جورجتاون في قطر، ليس مدرجًا في قائمة الأسباب المشروعة للغياب بعذر عن حضور الفصول الدراسية. لذلك، من الضروري أن يحصل الطلاب المتقدمون على موافقة معلميهم قبل تقديم الطلب. يتم تشجيع الطلاب بشدة على البحث عن المؤتمرات التي تقام في إجازات الربيع أو الصيف أو الشتاء. الموافقة على طلب صندوق سفر أنشطة الطلاب لا تعني منح عذر للغياب عن حضور الفصول الدراسية.

السفر الجماعي: للحجوزات الجماعية للمؤتمرات أو التدريبات أو المسابقات، يمكن لمقدم الطلب الأساسي التقدم للحصول على الدعم            . سيتم اختيار أي من الطلاب أو الموظفين المشاركين بالاشتراك مع مكتب الحياة الطلابية. يُعرَّف السفر الجماعي بأنه ثلاثة (3) طلاب أو أكثر يذهبون إلى نفس المؤتمر أو النشاط.

المشرف المرافق: استنادًا إلى سياسات سفر الطلاب بالجامعة، يجوز لمجلس الحياة الطلابية تعيين موظف مرافق للسفر الجماعي. ستأتي تكلفة حضور المرافق من الصندوق ولكنها لن تؤثر على المبلغ المخصص لطلب سفر الطالب ذي الصلة. الجامعة غير ملزمة بتوفير مرافق.